In een decennium tijd is de Christelijke Mutualiteit (CM) geëvolueerd van een traditioneel systeem met een fysieke conciërge naar een geavanceerd digitaal beveiligings- en toegangsbeheersysteem.
Projectleider Real Estate CM Wouter Staelens herinnert zich nog goed wat de aanleiding was om met EEG Digital Buildings in zee te gaan. “Onze eerste samenwerking dateert van elf jaar terug, bij de ingebruikname van het nieuwe gebouw in het Kortrijkse Beneluxpark. CM was in die tijd nog regionaal georganiseerd en we verhuisden vanuit het stadscentrum naar een relatief leeg terrein. Destijds hadden we een conciërge die elke avond een controleronde deed. Voor het nieuwe gebouw wilden we een andere, veilige en bedrijfszekere oplossing.”
EEG implementeerde in het Beneluxpark voor het eerst de toegangscontrole en koppelde er meteen ook een inbraakdetectie aan vast. “In de praktijk leverde dat een combinatie op van het NEDAP-systeem en een virtuele conciërgeronde, waarbij een onthaalmedewerker om 16.30 uur checkte of alle ramen effectief gesloten waren en eventueel de mensen of ruimtes contacteerde waar dat niet zo was. Na de kantooruren wapende het alarmsysteem zichzelf en ook de lichten doofden automatisch.”
Centralisatie vraagt om nieuwe oplossingen
Flash forward naar eind 2024, begin 2025. “CM is het voorbije decennium als organisatie sterk geëvolueerd en gecentraliseerd, en ook ons informatiseringsniveau ligt aanzienlijk hoger,” vertelt Wouter Staelens. “We kampen bovendien met een aantal specifieke uitdagingen. CM stelt bijvoorbeeld haar vergaderaccommodatie ten dienste van derden en maakt in een gebouw ook onderscheid tussen de ‘administratieve zone’ en de ‘publieke zone’. We zijn van twaalf zogenaamde verbonden naar twee grote teams gegaan, een Vlaams en een Waals. Die schaalvergroting, met een aantal hoofdzetels, vraagt om een meer flexibele aanpak.”
Slim toegangsbeheer via NEDAP
“Het NEDAP-systeem is gekoppeld aan onze HR-software. Elke medewerker krijgt een badge met automatisch toegewezen autorisaties. Onze hoofdzetels gebruiken het systeem ondertussen allemaal, en we zijn bezig met het uit te rollen naar onze ruim 130 kantoren.” Het toekennen van de toegangsrechten werkt op basis van groepen en zones. Wouter:”Elk teamlid maakt deel uit van een welomschreven groep en zo houden we het systeem helder en eenvoudig. Iemand die bijvoorbeeld als koerier ergens moet zijn, krijgt net als alle andere koeriers toegang tot de specifieke zone die hij of zij moet bereiken. Eenmaal in de administratieve zone, maken we gebruik van zo weinig mogelijk gesloten deuren.”
Het blijkt op elk vlak een vereenvoudiging. “Vroeger had je minstens één fysiek contact nodig, er moesten pc’s en sleutels overhandigd worden, men moest op bepaalde plaatsen elkaar zien of kruisen … Vandaag vindt een nieuw personeelslid zijn of haar laptop en badge in een e-locker en is alles vanaf dag 1 geactiveerd, in functie van het gekoppelde profiel van die persoon.”
Praktische oplossingen voor dagelijkse situaties
“We zijn een grote organisatie, waar vaak mensen in en uit dienst treden. Bij een langere, geplande afwezigheid wordt de badge gedeactiveerd. Bij verlies van de badge is er een aparte procedure en er is ook een praktische oplossing wanneer een badge thuis op de keukentafel wordt vergeten. In dat geval activeren we een tijdelijke badge. Terwijl die in gebruik is, blijft de originele badge trouwens geblokkeerd.”
Automatisering met minimale last
“De rode draad is dat we zo min mogelijk dagelijkse handelingen moeten stellen”, benadrukt Wouter Staelens. “Je kan een draaideur in een kantoor vooraf programmeren om automatisch de openingsdagen en -tijden te volgen, of je kan gebruik maken van een toggle system waarbij een medewerkersbadge de draaideur activeert en uit dienst stelt. Door er ook nog een automatische sluiting aan vast te koppelen – om vergetelheden te voorkomen– beperk je de ‘last’ tot een minimum.”
Toekomstvisie en nieuwe mogelijkheden
“Als je door middel van één enkele badge als medewerker in Kortrijk onze fietsenstalling kan gebruiken bij de lokale thuiszorgwinkel, vervolgens op de trein naar Antwerpen stapt en daar in de hoofdzetel probleemloos elke deur opent, dan zorgt dat voor een welkom gevoel.”
CM kijkt ook vooruit: “We ervaren bijvoorbeeld dat de KAZOO-vrijwilligers vaak wisselen en dat het overhandigen van een badge en vooral het terugvragen ervan een stevige inspanning is. Nochtans wil je die mensen alle gelegenheid geven om kampen goed voor te bereiden en materiaal veilig te bewaren, dus bekijken we de optie om hen via de mobiele app toegang te geven. Ook de vergaderaccommodatie die verenigingen buiten de kantooruren willen betreden, zou via een QR-code, een reservatietool en een vastgelegd toegangspad richting vergaderzaal binnen een bepaald tijdsvenster, een overweging waard zijn. En zo kijken we onmiddellijk weer vooruit.”
